Door Petrie Roodbol, em. hoogleraar verplegingswetenschappen UMCG.

Het onderzoeksrapport in het kort

Het onderzoeksrapport werkversnellers in de zorg (2025) van de IT-service verlener Ictivity, presenteert in infografic-achtige stijl de uitkomsten van een onlineonderzoek naar de werkdruk van 1025 zorgverleners. Zij zijn werkzaam in de directe zorg in de Nederlandse caresector zoals de ouderenzorg, gehandicaptenzorg, jeugdzorg, thuiszorg, GGZ en revalidatie. Aanleiding is de berichtgeving over de hoge regeldruk en personeelstekorten. Een van de belangrijkste resultaten van het onderzoek is de hoge ervaren administratieve lasten: 32% van de respondenten besteedt hier meer tijd aan dan aan de directe zorg zelf. De zeven taken waar zij zo snel mogelijk vanaf willen zijn: herhaaldelijk dezelfde informatie invullen in verschillende systemen, dag-rapportages waarin niets bijzonders te melden is, verantwoording van minutenzorg, invullen van controle lijsten die niemand leest, interne verslagen waar niks mee gebeurt, overmatig veel vinkjes en aftekenlijsten en papieren registraties naast digitale systemen. Taken waarvan zij vinden dat deze sneller of makkelijker moeten, zijn het noteren van rapportages en overdrachten, overleggen en vergaderen, invullen van formulieren of checklists, taken die eigenlijk niet bij de functie horen, zoeken naar informatie, wachten op artsen, collega’s of hulpmiddelen, dossier controle of administratie.

Als gevolg van deze administratieve druk ervaart ruim 60% van de zorgverleners tijdgebrek als standaard en niet als een uitzondering. Meer dan de helft van de respondenten voelt zich aan het eind van de werkdag fysiek (51%) en/of mentaal (55%), uitgeput. Voor de cliënt is er minder tijd voor persoonlijke, menselijke zorg.

Om meer tijd te maken voor de cliënt moet de tijdsbesteding aan administratie omlaag door te ontdubbelen, alleen te rapporteren als er iets te melden valt, belangrijke informatie als cliëntendossiers toegankelijker te maken en roosters en personeelsplanningen te verbeteren.

Representativiteit van het onderzoek

Het onderzoek zelf is uitgevoerd door PanelWizard, een marktonderzoeksbureau, met ruim 33000 leden met uiteenlopende achtergronden. Leden van het panel krijgen regelmatig online vragenlijsten over zeer uiteenlopende onderwerpen waarvoor ze een beloning krijgen van 10 cent per vraag. Voor dit onderzoek zijn de zorgverleners aangeschreven, waarvan 1025 alle vragen hebben beantwoord. De meeste zijn afkomstig uit de gehandicaptensector (25%) en de ouderenzorg (19%). De ziekenhuissector is buiten beschouwing gelaten. De respondenten zijn werkzaam in zowel kleine als grote organisaties, in parttime en voltijdse dienstverbanden. Het aantal werkzame jaren varieert van korter dan één tot langer dan 20 jaar. Ofschoon dit op het eerste gezicht een representatieve groep lijkt, valt hierbij toch een aantal kanttekeningen te plaatsen. In totaal werken er in de genoemde sectoren bijna 500.000 zorgprofessionals en daarmee gaat het hier om een steekproef van slechts 0,2%. Nergens in het rapport staat expliciet om welke zorgprofessionals het gaat en hoeveel er aangeschreven zijn. Indirect valt op te maken dat het waarschijnlijk verzorgenden, begeleiders en verpleegkundigen zijn. Opleidingen, functies en niveaus zijn buiten beschouwing gelaten. Het aantal jaren werkervaring is een indicatie van opgebouwde competenties en stabiliteit in de loopbaan, maar hebben de respondenten die allen lid zijn van panelwizard, ook de gemiddelde persoonskenmerken van de populatie? Wat drijft iemand om lid te worden van een panel? Is hier mogelijk sprake van een selectie bias? Zorgzwaarte en soort setting van de cliënten zijn niet meegenomen in het onderzoek evenmin als de tijdstippen waarop gemeten is, gezien de veelal 24-uurs aanwezigheid van zorgprofessionals.

Tijdsbeleving

Hert rapport benadrukt de hoge administratieve lasten als groot probleem. Deze kost bij 32% van de respondenten meer tijd dan de directe zorg. Hoeveel meer en hoe dit is gemeten, is onduidelijk. Zijn hier objectieve, nauwkeurige tijdsmetingen voor gedaan of hebben de respondenten zelf schattingen gedaan? Hoe nauwkeurig zijn deze voor activiteiten die mogelijk als oneigenlijk of minderwaardig worden beschouwd? Tijdsbeleving is subjectief en kan heel snel dan wel heel langzaam gaan afhankelijk van de omstandigheden.

De (on)zin van administratie

Kijkend naar de genoemde zeven administratieve taken waar de zorgverleners zo snel mogelijk vanaf willen, dan zitten er inderdaad taken bij die overduidelijk nutteloos zijn zoals herhaaldelijk dezelfde informatie invoeren in verschillende systemen. Registraties en risicoscorelijsten veelal in de vorm van de verfoeide afvinklijsten of checklists, kunnen worden opgevat als overbodige bureaucratie. Toch zit daar ook een andere kant aan. Zij bieden een handvat tot verbetering van de deskundigheid en het werk van de zorgverleners zelf, mits zij zelf ook de uitkomsten onder ogen krijgen en erop gereflecteerd wordt. Wanneer controlelijsten van vermoedelijk vitale functies, niet worden bekeken, kun je je afvragen waarom deze functies worden gemeten. Het kan ook betekenen dat van de zorgverleners wordt verwacht dat zij zelf de resultaten globaal kunnen interpreteren en een arts waarschuwen wanneer er zich verontrustende veranderingen voordoen. Hoe baken je overigens de tijd nauwkeurig af die nodig is voor de handeling zelf en het noteren van de uitkomsten? Administratieve taken hebben een negatieve connotatie gekregen en de vraag is of dat altijd terecht is. Een patiëntendossier is nu eenmaal nodig om zorg te kunnen overdragen en om continuïteit te waarborgen.

Bedrijfskundige maten

Daarnaast speelt de vraag hoeveel tijd aan administratie veel is. Er bestaat geen norm. Volgens het CBS is de gemiddelde aan administratie bestede tijd in deze sector sinds 2020, 30%. Een internationale review van Bottega et al. (2022), gebaseerd op 31 artikelen uit de periode 1987–2021, laat zien dat gemiddeld 60% van de tijd wordt besteed aan niet-directe zorgtaken. De bevindingen van het rapport lijken dus helemaal niet uitzonderlijk. Wat bepaalt of iets al of niet een directe dan wel indirecte zorgtaak is? Waar valt observatie onder of toezicht houden? Het meten van tijdsbesteding is oorspronkelijk afkomstig uit het bedrijfsleven en diende om de productie te verhogen en standaardtijden vast te stellen. De vraag is of dit zomaar vertaald kan worden naar de zorg met de enorme variëteit aan vragen en behoeften.

Zusters let op uw saeck…

Een onderzoeksrapport over registratiedruk van een IT-service verlener met als aanbeveling oplossingen te zoeken in het verminderen van de administratie, heeft veel weg van een wij van WC-eend advies. Panelwizard zoekt volgens eigen zeggen oplossingen vanuit de wens van de klant. De vraag is echter wie hier de klant is als niet de zorgverleners zelf de opdracht hebben verstrekt maar deze is gegeven door de IT-service verlener Ictivity.

In de jaren zeventig verdwenen de verpleegkundig directrices uit de ziekenhuizen om plaats te maken voor economen. Frederike Meyboom (1871-1971) een vooraanstaande historische verpleegkundige, waarschuwde in 1970 de beroepsgroep voor het verlies van invloed in de ziekenhuizen met de woorden: “Zusters, let op uw saeck”.

Ook nu is waakzaamheid geboden om te voorkomen dat het imago van zorgprofessionals wordt gebaseerd op twijfelachtig onderzoek en zij invloed verliezen op hun eigen tijdsbesteding.

Zoektermen op internet: 

Petrie Roodbol, werkklimaat, werkdruk zorgonderzoek 2025, administratieve lasten caresector, regeldruk ouderenzorg verminderen, Ictivity onderzoeksrapport zorg, PanelWizard zorgpanel representativiteit, tijdsbesteding indirecte zorg, registratiedruk verpleegkundigen, digitalisering in de zorg, personeelstekort thuiszorg oorzaken, kritiek op zorgonderzoek