Guus Schrijvers interviewt app-makers Geert Moechars en Jan Bert Willems.
Inleiding
In Hasselt, zestig kilometer ten zuiden van Eindhoven, staat het Jessa Ziekenhuis. Het kent drie campi: Virga Jesse, Salvator en St.-Ursula in het naburige Herk-de-Stad. De instelling telt 3250 medewerkers, 450 artsen en 950 bedden. Het is een van de grootste, niet-universitaire, Vlaamse ziekenhuizen. Sinds enkele jaren kent het ziekenhuis een Eerste Hulp Bij Onderbezetting (EHBO). Tweemaal dagelijks meten de afdelingshoofden de werkbelasting. Is die te hoog (naar hun indruk) dan doen zij via een app (die heet EHBO-app) een beroep op andere afdelingshoofden met het verzoek om bijstand. In één week van zeven dagen werd de app onlangs 900 keer gebruikt (verzoeken en bieden van hulp, aanvragen en verwerking van hulp mobiele equipe). De aanvragen leidden vaak tot positieve bijspring-reacties. De redactie van de Nieuwsbrief interviewde de initiatiefnemers van de App: Geert Moechars (GM), hoofdverpleegkundige en Jan-Bert Willems (JBW), zorgmanager van de divisie gynaecologie en obstetrie.
Wanneer zijn jullie begonnen met de voorbereiding van de App Eerste Hulp Bij Onderbezetting?
JBW: “in 2017 zijn wij vanuit het overleg tussen de afdelingen breder gaan kijken naar een onderlinge solidariteit per locatie. We hebben ook de andere niet-klinische Afdelingen erbij betrokken. Dit initiatief werd getrokken door twee zorgmanagers, Anita Jans en Jan-Bert Willems. Zij beoogden de onderlinge ondersteuning tussen hun afdelingen te faciliteren en de solidariteit te verhogen. De insteek was destijds om vanuit transparantie, het gericht elkaar ondersteunen op het moment zelf te faciliteren. Maar we werden geconfronteerd met een probleem binnen de Excel Software. Die software was niet gebruikersvriendelijk genoeg. Ergens rond 2023, als ik het goed heb Geert, zijn we gestart met het kijken naar een oplossing binnen Microsoft Power Apps. En gezien het succes hebben we hierop verder gewerkt en de functionaliteit almaar verder uitgebreid.”
Wie steunden het initiatief toen het eenmaal was gestart?
GM: “Eind 2020 zijn we in het ziekenhuis gestart met een werkgroep Das. In het ziekenhuis gebruiken we regelmatig acroniemen van dieren en in dit geval staat Das voor Digitaal Anders Samenwerken. In deze werkgroep zit een aantal medewerkers van de Dienst ICT. Binnen deze groep werd aanvulling gevraagd van medewerkers met interesse om zich iets meer in te verdiepen in Power Apps van Microsoft. Op dat moment was ik een beetje zoekende hoe ik mijn nieuwe job als ondersteuner in digitale oplossingen vorm kon geven. En ik ben dan in dat gat gesprongen. Met succes. Het vertrouwen van de directie was voor mij daarin wel heel belangrijk en bij aanvang moest ik regelmatig rapporteren waar ik mee bezig was. Nadien bleek dat allemaal niet meer zo nodig te zijn. Naast deze EHBO-app hebben we nog zes andere in het ziekenhuis uitgerold. Ik ben nu aan het werk met mijn zevende app. Daarvoor hebben we extra taakuren bijgekregen. Binnen mijn job heb ik ruimte gekregen om aan de EHBO-app te werken en om me daarin te verdiepen. En dat was ook wel nodig. Want in het beginstadium, in 2023, bestond AI nog niet. Toen moesten we ons behelpen met YouTube filmpjes en dergelijke. Nadien kwam AI, waardoor een aantal dingen wel sneller opgelost op gezocht konden worden.”
Heb je een casus als voorbeeld ter illustratie van de werking van de app?
GM: “Ja, Ik deel graag met jou, Guus, wat wij vandaag hebben geregistreerd. (Geert reikt mij een screenshot aan: zie hieronder GS).
Hier is een filter waar ik eigenlijk alle afdelingen kan filteren die geen hulp kunnen bieden en ook geen hulp nodig hebben. Ook kan ik bijvoorbeeld zien dat de afdeling linksonder hulp gaat bieden aan de afdeling C5. Dat is de afdeling erboven. Rechtsboven in het screenshot is te zien dat afdeling B5 hulp nodig heeft bij het opdienen van het avondeten. Daar is op het moment van screenshot nog niet op gereageerd.
Dankjewel. Hoe vaak wordt de app per week nu gebruikt?
“GM: “Elke afdeling gebruikt minstens twee keer per dag de app om te registreren en daarbuiten de zorgmanagers. Degene die van wacht is gaat er ook regelmatig naar kijken. De vorige week ben ik gaan kijken hoe vaak het gebruikt is en daaruit blijkt dat die een kleine 900 keer per week gebruikt werd door de medewerkers die de zorgzwaarte registreren; door medewerkers die gaan kijken of ze hulp kunnen bieden en ook door zorgmanagers die de informatie over hun afdelingen volgen. Ook de medewerkers van de mobiele equipe wijzen op basis van die gegevens hulp toe aan de afdelingen die dat nodig hebben. Dus ja, we hebben effectief 900 keer per week kliks op de app, met een uitschieter van bijna 130 op een dag.”
Jullie hebben drie locaties binnen het Jessa ziekenhuis. Wordt er alleen maar uitgeruild binnen een campus?
JBW:” Ja de afspraak is dat het dat het binnen de campus blijft, dus de verpleegkundigen zijn niet volledig weg van hun afdeling. Soms gaan ze op de dag zelf terug naar hun afdeling. Dan is sprake van kortdurend ondersteunen. En dus vragen we niet om te switchen tussen de campussen.”
Hebben jullie de indruk dat de app bijdraagt aan het verminderen van de werkdruk?
JBW: “Ja, en nee. Ik denk niet dat de werkdruk minder is vanwege de app, maar dat we er wel beter in slagen om die behapbaar te maken door onderlinge solidariteit te organiseren en te faciliteren. Dat leidt voor een individuele verpleegkundige er wel toe dat op een drukke ochtend-, middag- of avonddienst de werkdruk lager wordt. We zien bijvoorbeeld dat er al eens proactief een melding gemaakt wordt in de zorgzwaarte app als er iemand minder is in die dienst. Soms is er ook een afdeling die misschien gewoon met een man minder had moeten draaien die dag, want het kan evengoed gaan om het ondersteunen van tijdens het maaltijd moment het op en afdekken, het installeren van patiënten tijdens de laatste toer of zelfs een patiënt gaan halen op spoed of intensieve. Wat maakt dat er ondersteuning is die er anders niet zou zijn?”
Wat gaat er goed met de app en wat kan beter?
GM: “Het gebruiksgemak is een sterke troef. Bij het maken van de app is het belangrijk dat we zo die zo intuïtief mogelijk maken. Mijn stelling is dat iemand die schoenen kan bestellen via het internet, dat die ook een app moet kunnen gebruiken. Zo proberen we hem ook te maken. Het blijkt ook zo te zijn dat collega’s daar toch wel heel snel mee leren omgaan. Bovendien hebben we de gebruiksaanwijzing binnen de app zelf ter beschikking gesteld middels het gebruik van een knop die naar de gebruiksaanwijzing in PDF verwijst, zodat medewerkers dat toch wel snel kunnen terugvinden.
Een Power App die je zelf maakt, kun je ook heel snel zelf weer aanpassen. Ik geef gewoon als voorbeeld vanmorgen; ik overlegde met Jan Bert en Katleen Oris, die de mobiele equipe aanstuurt. Haar verontschuldig ik bij dit vraaggesprek. Jan-Bert had nog een paar suggesties over het gebruik van de app. Ik ben daarmee vanmiddag aan de slag gegaan. Vrijdag aanstaande hebben we weer overleg, dan kunnen we de aanpassing direct implementeren. Dat gaat veel sneller dan door een firma met nog eens hoge kosten erbij.”
Jan-Bert, ook voor jou de vraag wat gaat goed en wat kan beter?
JBW: “Ja ik, Ik wil daar nog even bijtreden, zoals wij in Vlaanderen zeggen. De interface die we ervaren nu in de app, is zo goed dat we ook zien dat de communicatie over zorgzwaarte veel transparanter en gerichter loopt dan binnen Excel het geval was. En dat helpt natuurlijk hè. We zien diensten die proactief communiceren over wat hun probleem is, of welke soort ondersteuning ze wensen of diensten die aangeven op welke manier ze kunnen ondersteunen. En daar gaat het om: de transparantie tussen de afdelingen vergroten, omdat ze anders een beetje op hun eigen eiland blijven zitten. En ook bij het tweede punt van Geert kan ik volledig aansluiten. In vergelijking met andere applicaties (waar we afhankelijk zijn van support centers en tickets) kunnen we met Geert sneller bijsturen. Inspelen op ontwikkelingen en zelf oplossingen bedenken die werken voor de zorg en niet voor het verdienmodel van dat externe bedrijf. Als ik moet kijken naar wat er op de toekomst beter zou kunnen, dan denk ik dat een betere dataflow tussen ons managementdossier en de app wenselijk is. We bekijken nu de mogelijkheid om vanaf de zomer in het bestaffing overzicht de reële bedbezetting te laten instromen in plaats van dat de registratie daarvan handmatig gebeurt.”
Zijn ook de afdelingen die even rust hebben en via de app personeel afstonden, tevreden over de app?
GM: “De registratie die de medewerkers doen, is een subjectieve beleving. Die is niet echt cijfermatig volledig te berekenen. We vinden het belangrijk dat dat zo is omdat inderdaad soms de druk op de ketel dagenlang zo hoog kan zijn en er dan een beetje ruimte is om te ademen. Dat mogen wij niet ontnemen. Dus op dat gebied willen we niet zo erg restrictief zijn en willen we toch afdelingen die ruimte laten. Anderzijds is het natuurlijk wel zo dat er iemand over kan waken. Dit is een taak van een zorgmanager. Die is verantwoordelijk over het geheel. En natuurlijk als collega’s in het werk verdrinken, is het niet de bedoeling dat de koffietijd van anderen op hetzelfde moment uitgebreid wordt van een kwartier naar drie kwartier. Het is het evenwicht zoeken. Maar we merken ook dat als afdelingen andere afdelingen gaan helpen, dat die laatste daar dankbaar voor zijn. Als de liefde van twee kanten komt, dan is dat toch wel een heel belangrijk gegeven.”
Is de app beschikbaar voor Nederlandse ziekenhuizen?
JBW: “Wij delen graag ervaringen. Maar de ontwikkeling van een Power App moet elk ziekenhuis zelf doen. Ieder ziekenhuis is daar vrij in. Als er ziekenhuizen interesse hebben over de manier waarop we dat tot stand hebben gebracht, dan willen wij daar graag toelichten en bespreken. Natuurlijk kan men ons programmeerwerk niet zomaar rechtstreeks overnemen. Daar zouden afspraken over gemaakt moeten worden. We zijn ermee bezig hoe we dat in voorkomend geval vorm moeten geven.”
GM: “je kunt mijn mailadres aan het einde van het interview vermelden.”
Welke tips hebben jullie voor Nederlandse collega’s die ook met de Eerste Hulp Bij Onderbezetting aan de slag willen?
GM “Ik denk dat er dat het vooral een kwestie is van een cultuur van solidariteit in huis: die moet aangekweekt worden. We hebben met een aantal ziekenhuizen al een gesprek gehad, ook naar aanleiding van het artikel dat in een Vlaams blad was verschenen. En daar merken we toch dat heel wat ziekenhuizen er tegenaan botsen: afdelingen zijn meer eilandjes. De zaak opentrekken is niet gemakkelijk. Zoiets begint bij de hoofdverpleegkundigen. Dat zijn de verantwoordelijken van de afdelingen die dat solidaire inzicht moeten hebben en daarnaartoe willen werken. In het Jessa Ziekenhuis willen we geen eilanden meer. We zijn een groot ziekenhuis waar afdelingen elkaar moeten helpen. Ik denk dat gezondheidswerkers het in de genen hebben om anderen te helpen. En waarom dan ook niet collega’s?”
Jan Bert, wil je dit nog aanvullen?
JBW: “We hebben hier in huis inderdaad die app ontwikkeld, omdat die voor ons werkt. Het zou een vals valse veiligheid geven om te zeggen: oké, als we die app implementeren, dan gaat het bij ons ook wel lukken. Want inderdaad verschillen de culturen en de manieren van werken tussen ziekenhuizen aanzienlijk. Maar ik denk dat we allemaal in de zorg met personeelstekorten geconfronteerd worden. Dan gaat het erom leidinggevenden samen te brengen en na te denken over hoe kunnen we solidariteit en transparantie verhogen. Geert heeft zich op de power apps toegelegd om deze uit te werken, maar het gaat vooral om het samen zoeken naar een manier die de visie, de stijl en het digitaal anders werken van het ziekenhuis ondersteunt.”
Dank je wel voor het interview.
GM/JBW: “graag gedaan”.
Over de geïnterviewden
Geert Moechars is verbonden aan het Jessa Ziekenhuis in Hasselt. Na zijn studies verpleegkunde aan de PHIV-Hasselt ging hij aan de slag als verpleegkundige. Hij volgde de opleiding operatie-assistent aan de Hogeschool van Heerlen en werkte enkele jaren in het operatiekwartier van het Universitair Ziekenhuis in Maastricht. In 1998 verkaste hij naar het Jessa Ziekenhuis in Hasselt waar hij na het volgen van een tweejarige kaderopleiding hoofdverpleegkundige werd op het operatiekwartier. Eind 2020 verliet hij zijn grote liefde en mocht sindsdien zijn kennis over digitale oplossingen delen met collega’s en afdelingen, vooral op gebied van Excel en PowerApps. Geert is bereikbaar via geert.moechars@jessazh.be
Jan Bert Willems is Zorgmanager Moeder-Kind en Bekken-Abdomen van het Jessa-ziekenhuis te Hasselt. Hij studeerde verpleegkunde en rondde twee universitaire masteropleidingen af aan de K.U. Leuven. Dit waren de opleidingen voor verpleging en verloskunde en verpleegkunde en de opleiding voor Management en beleid in de gezondheidszorg.
Zoektermen voor internet
Guus Schrijvers, Geert Moechars, Jan Bert Willems, digitalisering, eerste hulp bij onderbezetting, app, Jessa ziekenhuis, werkbelasting, personeelstekort